20 formas de usar Google Calendar para maximizar tu día en 2023
Google Calendar puede convertir incluso a la persona menos organizada en la más eficiente. Desde programar citas hasta conectar personas de todo el mundo, este calendario hace más que recordarte qué día es hoy. Puede programar reuniones remotas con enlaces de video, coordinar múltiples calendarios para encontrar el mejor momento e incrustarlo en su sitio web para que sus clientes puedan reservar un tiempo con usted. Si está buscando aprender a usar Google Calendar para aprovechar al máximo su día, los consejos y trucos de este artículo le darán su impulso diario.
Google Calendar es la herramienta de gestión y programación del tiempo creada por Google. Le permite hacer citas, organizar sus tareas diarias y más.
La herramienta de gestión del tiempo funciona mejor para las personas que necesitan simplificar y planificar su apretada agenda. Puede programar llamadas de Google Hangout con un clic de un botón mientras programa una reunión remota.
Mi calendario personal se usa actualmente para ayudarme a coordinar reuniones con proveedores y resaltar los cronogramas de pago para mi próxima boda. Por lo tanto, definitivamente también se puede usar para planificar algunas cosas no relacionadas con el trabajo.
Puede escribir "cuál es mi calendario de Google" o "qué es el calendario de Google" para tener una vista completa de sus próximos eventos. Aquí hay una captura de pantalla de cómo se ve:
Inicio de sesión en el calendario de Google
Si está buscando su inicio de sesión de Google Calendar, haga clic aquí. Si no puede acceder al inicio de sesión, primero deberá crear una cuenta de Gmail.
Si ya ha iniciado sesión en su cuenta de Google, puede encontrar el calendario haciendo clic en el icono de "Aplicaciones" en la esquina superior derecha de su navegador:
Cómo usar Google Calendar: 20 consejos
Sincronización de calendario de Google
¿Quieres sincronizar todos tus calendarios en Google Calendar? Hacer esto le permitirá ver todos sus eventos en un calendario para que pueda tener una idea clara de cómo es su horario. Entonces, si tiene un calendario personal y de trabajo, puede sincronizar los dos para verlo todo uno.
Abrir Calendario de Google
Haga clic en el engranaje "Menú de configuración", luego en "Configuración"
Desplácese hasta "Importar y exportar"
Exporta tu calendario
Luego dirígete a tu calendario principal
Haga clic en el engranaje "Menú de configuración", luego en "Configuración".
Desplácese hasta "Importar y exportar"
E importa tu calendario
Cómo ver los calendarios de sus colegas
Si trabaja en una empresa mediana o grande, es posible que tenga reuniones periódicas con varias personas diferentes. Por lo tanto, es importante poder ver el Calendario de Google de sus colegas para programar reuniones en un momento que sea conveniente para todos los involucrados.
Abrir Calendario de Google
En el lado izquierdo, escriba el correo electrónico de su compañero de trabajo en "Agregar calendario"
Deberá solicitar permiso para ver su calendario. Sin embargo, una vez que se acepte, podrá ver los calendarios de sus colegas
Crear un enlace de Hangouts de Google para reuniones remotas
Programar reuniones en su calendario es un salvavidas. Pero, ¿sabía que puede crear fácilmente un enlace de Google Hangouts para poder tener una reunión virtual? Al agregar un enlace de Google Hangouts, la persona invitada a su reunión puede encontrar fácilmente el enlace de su evento en su calendario. Esto le ahorra tiempo, por lo que no necesita enviar un enlace de videoconferencia por su cuenta. Para crear un enlace de Google Hangouts en Google Calendar, primero debe:
Inicia sesión en tu calendario
Cree un evento, haga clic en "Más opciones"
En "Agregar conferencia", haga clic en "Hangouts".
Complete el resto de los detalles de su evento y guarde
Cambie la vista de su calendario de Google: día, semana, mes, año
Si su calendario está repleto de eventos, cambiar la vista puede ayudarlo a tener una mejor idea de lo que le espera. Si está ocupado todos los días, una vista de día puede ser útil para que pueda concentrarse en todas sus reuniones del día. Sin embargo, si descubre que solo tiene un evento de vez en cuando, una vista mensual podría ser más útil. Puede cambiar su vista por:
Abrir Calendario de Google
Junto al engranaje del menú Configuración, haga clic en el menú desplegable (Día, Semana, Mes, etc.)
Elija la configuración en la que le gustaría ver su calendario
También puede elegir mostrar los fines de semana o no
Establecer recordatorios automáticos de eventos
Si reserva un evento en su calendario con meses de anticipación, es posible que desee configurar un recordatorio antes de que tenga lugar. Un recordatorio puede ser útil si tiene que completar una tarea antes del evento. Para configurar un recordatorio automático de eventos en Google Calendar, siga estos pasos:
Iniciar sesión
Haga clic en el engranaje "Menús de configuración" y luego en Configuración
Desplácese hacia abajo hasta "Configuración de mis calendarios" y haga clic en su calendario
Desplácese hacia abajo hasta "Notificaciones de eventos"
Elige cuánto aviso necesitas antes de los eventos: minutos, horas, días, semanas
Elija si desea recibir una notificación o un correo electrónico
Haga clic en "Agregar notificación"
Arrastrar y soltar eventos de varios días
¿Planea escapar de la oficina para una escapada de una semana? ¿O ir a una conferencia de cuatro días? Puede arrastrar y soltar fácilmente las fechas de su evento para crear rápidamente un evento de calendario que le ahorrará unos minutos de su tiempo.
Iniciar sesión en Google Calendar
Con el mouse o el cursor, deslícese sobre las fechas en las que desea agregar un evento
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá completar los detalles de su evento
Crear eventos automáticos en Gmail
¿Reservó un vuelo para unas próximas vacaciones? ¿Quizás una reserva para cenar después del trabajo para dos? ¿O una próxima reunión con un proveedor para un evento especial? Si recibe un correo electrónico al respecto en su cuenta de Gmail, se agregará automáticamente un evento a su calendario. Entonces, si bien este truco no requiere ningún paso, podría ser una buena idea enviar correos electrónicos a la misma cuenta que su calendario diario para que pueda ver todos los próximos eventos que reservó por correo electrónico.
Agregar eventos de Facebook al calendario de Google
Esta herramienta de administración del tiempo no siempre se trata de programar eventos para el trabajo; también puede incluir algunos eventos personales. Desde celebrar el cumpleaños de un amigo hasta recordar su aniversario, puede agregar sus eventos de Facebook a su calendario de Google. Así es como se hace:
En la parte inferior derecha, verá un enlace de "Próximos eventos" y "Cumpleaños".
Haga clic en el que desea importar, aparecerá una descarga de archivo
En Google Calendar, vaya a su Calendario y haga clic en "Configuración y uso compartido"
En "Importar y exportar", arrastre y suelte el archivo y haga clic en "Importar"
Reciba su agenda diaria por correo electrónico
Si usted es el tipo de persona que siempre tiene un día ajetreado por delante, es posible que desee recibir una agenda diaria con las tareas y eventos de su día. Si desea que Google Calendar envíe su agenda diaria por correo electrónico, haga lo siguiente:
Abrir Calendario de Google
Haga clic en el engranaje "Menú de configuración", luego en "Configuración"
Haga clic en su calendario en "Configuración de mis calendarios"
A continuación, desplácese hacia abajo hasta "Notificaciones generales"
En "Agenda diaria", seleccione "Correo electrónico"
Los correos electrónicos se enviarán al correo electrónico en el que se encuentra su calendario.
Agregar días festivos religiosos o nacionales en Google Calendar
Si bien puede encontrar días festivos cristianos cuando comienza a usar Google Calendar por primera vez, en realidad puede cambiar los días festivos en su calendario según su religión. También puede agregar los días festivos de cada religión para poder acomodar a los empleados o para crear eventos especiales. promociones de venta para sus clientes También puede agregar los días festivos de países específicos. Así es como se hace:
Iniciar sesión en Google Calendar
En "Mis calendarios", haga clic en los tres puntos junto a su calendario (deberá pasar el cursor sobre él para verlo)
A continuación, haga clic en "Configuración y uso compartido"
En "Agregar calendario", haga clic en "Examinar calendarios de interés"
Haga clic en el cuadro de la religión que desea agregar a su calendario
También puede optar por obtener una vista previa de las vacaciones si lo desea
Mostrar reloj mundial
Si usted es el tipo de emprendedor o digital nómada que viaja regularmente al extranjero, es posible que desee agregar un reloj mundial en su calendario de Google. Lo sorprendente de World Clock es que le permite programar eventos en diferentes zonas horarias mientras permite que otros lo vean en su propia zona horaria. También es bastante fácil:
Inicie sesión en su calendario
Haga clic en "Configuración" en el engranaje "Menú de configuración"
Desplácese hasta Reloj mundial
Marque la casilla "Mostrar reloj mundial"
Agregar tareas al calendario de Google
Si te encanta crear listas de tareas pendientes para realizar un seguimiento de tus proyectos, te encantará esta función. Con Google, puede incluir sus tareas diarias en su calendario para ayudarlo a estar al tanto de todos sus proyectos. Estas dos funciones combinadas lo ayudarán a administrar mejor su tiempo y su rutina diaria. Aquí se explica cómo agregar tareas a Google Calendar:
Abrir Calendario de Google
En el lado derecho, haz clic en Tareas
Luego haga clic en el botón "Comenzar"
Haga clic en "Agregar una tarea"
Luego, escriba su tarea en el cuadro
Debajo del ícono de lápiz, podrá agregar fechas de vencimiento y subtareas para proyectos individuales
Incruste su calendario en su sitio web
Si está buscando aumentar la cantidad de clientes que tiene su empresa, incrustar un calendario en su sitio web permitirá que los clientes potenciales programen reuniones con usted. Esto es ideal para empresarios ocupados que no tienen tiempo para programar citas manualmente. Aquí le mostramos cómo incrustar su calendario en su sitio web:
En Google Calendar, haga clic en Configuración debajo del engranaje
Desplácese hasta "Configuración de mis calendarios" en el lado izquierdo y elija el calendario que desea incrustar
Desplácese hacia abajo hasta "Integrar calendario"
Copie el código en "Código de inserción"
Pegue el código en la página o sección de su sitio web que desea que se vea
No olvides Guardar la página web
Establezca sus horas de trabajo en Google Calendar
Algunos empresarios tienen calendarios públicos incrustados en sus sitios web que permiten a cualquier persona participar en una reunión en cualquier momento. Afortunadamente, puede configurar su horario de trabajo para no tener reuniones en momentos oscuros del día. Aquí le mostramos cómo configurar su horario de trabajo en Google Calendar:
En su calendario, haga clic en el ícono de ajustes "Menú de configuración"
Desplácese hacia abajo hasta "Horario de trabajo"
Haga clic en el (los) día (s) de la semana que trabaja
Establecer las horas de trabajo para cada día de trabajo
Oculte su lista de invitados en Google Calendar
Si está organizando una reunión confidencial, tiene la opción de ocultar su lista de invitados en Google Calendar. Para hacer esto, primero deberá:
Inicia sesión en tu calendario
Crear un evento
En el lado derecho, en "Los invitados pueden:" desmarque "Ver lista de invitados"
Cómo compartir el calendario de Google
Si está buscando el mejor momento para tener una reunión con alguien, puede compartir su Google Calendar. ¿Cómo compartes tu calendario? Sigue estos pasos:
Abre Google Calendar desde tu computadora (no desde la aplicación)
En "Mis calendarios", elija el calendario que desea compartir y haga clic en los tres puntos
Luego, haga clic en "Configuración y uso compartido"
En "Permisos de acceso", puede hacer que su calendario sea público o enviar a alguien un enlace para compartir a su calendario
Si solo desea enviarlo a una persona específica, encontrará "Individuos específicos" a continuación, donde podrá agregar la dirección de correo electrónico de la persona.
Agregar archivos adjuntos a Google Calendar
¿Cansado de enviar un correo electrónico fuera de la agenda de la reunión o un documento importante antes de una reunión? Puede agregar archivos adjuntos para que las personas los vean directamente en la invitación de Google Calendar para mantener a todos informados.
De esa forma, estará seguro de que todos los invitados a la reunión tienen el documento que pueden ver en cualquier momento antes de la reunión. Aquí se explica cómo configurarlo:
Abre tu herramienta de gestión del tiempo
Haga clic en el día en el que desea crear un evento
Haga clic en el icono del clip para agregar su archivo adjunto
Si el archivo adjunto está en Google Drive, puede buscarlo en el cuadro de búsqueda
De lo contrario, haga clic en Cargar para agregar un archivo desde su computadora
Notificaciones de Google Calendar: habilite, cambie o desactive las notificaciones
Cuando se trata de notificaciones de Google Calendar, tiene tres opciones para elegir: Desactivado, Notificaciones de escritorio y Alertas. Puede cambiar la configuración de sus notificaciones en Configuración > Configuración de eventos > Notificaciones.
Desactivado: desactiva todas las notificaciones
Notificaciones de escritorio: envía notificaciones en su navegador Chrome o Mac OS antes de una reunión
Alertas: envía notificaciones en el navegador donde está abierto su calendario
Extensión de Google Calendar para Chrome
Se puede agregar una extensión Google Calendar Chrome a su navegador para ayudarlo a ver su calendario rápidamente, agregar eventos mientras navega por una página de eventos en un sitio web y más.
Cómo sincronizar Google Calendar con iPhone
¿Quieres sincronizar tu Google Calendar con tu iPhone? Desde tu iPhone, sigue estos pasos:
Abre tu Configuración
Haga clic en Cuentas y contraseñas
Haga clic en Agregar cuenta: Google
Escriba su dirección de correo electrónico y luego haga clic en Siguiente
Escriba su contraseña y luego haga clic en Siguiente
Sincroniza tus eventos de calendario, contactos y correos electrónicos
El calendario de tu iPhone ahora mostrará todos tus eventos
Conclusión
Aprender a usar Google Calendar puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo, procesos y carga de trabajo. Desde recordar cumpleaños hasta programar reuniones internacionales, descubrirá que le ayuda a mejorar la gestión del tiempo y la programación mejor que otros calendarios del mercado. Especialmente el tipo de papel. Entonces, si está buscando crear un equipo más eficiente o una rutina diaria, Google Calendar puede convertirse en su pequeño asistente personal.
